Generar y subir tu base de contactos a emBlue es la parte más importante del camino hacia la omnicanalidad, hacerlo te permitirá conectarte con tus clientes potenciales y actuales de manera efectiva, y posteriormente segmentar tu audiencia para enviar mensajes específicos y personalizados, como así también analizar y mejorar tus estrategias de marketing en el futuro.
La Base de Contactos no tiene un orden definido en el que deba ser ingresada la información, la plataforma identificará los elementos que están cargados dentro de la base y notificará si existe algún error en la misma, para que sea ajustado y suba correctamente.
Entre los datos que podemos cargar en la BBCC se encuentran:
- Propiedades naturales: datos que no van a cambiar, salvo por correcciones. Nombre, apellido, sexo y fecha de nacimiento (cumpleaños).
- Datos contextuales: que son los relacionados con la persona, pero que podrían necesitar una actualización conforme pase el tiempo. Entre ellas encontramos: dirección, ciudad, país, teléfono, trabajo, estado civil, empresa, cargo. También pueden agregarse datos de espacios online como Linkedin, Facebook, Twitter y direcciones de páginas web.
- Propiedades dinámicas: campos personalizados, que pueden crearse y usarse según su necesidad de segmentación.
Crea tu base de contactos
Para crear una base de contactos necesitas una de hoja de cálculo que permita guardar el archivo en formato CSV (Valor delimitado por comas) con codificación UTF-8.
Para completar la información de la base puedes utilizar cabezales en las filas o simplemente poner la información de una forma identificable, por ejemplo:
El campo email es el único que no puede faltar.
Es importante corregir y depurar la base de contactos para mantener su calidad. Sí encuentras datos erróneos debes modificarla y agregar nueva información.
Una vez que tengas lista tu base, selecciona “Guardar Como” y selecciona CSV.
Por último, recuerda delimitarlo por comas y en formato UTF-8.
Carga tu base de Contactos
Para llevar a cabo la carga de contactos en emBlue, tendrás dos opciones.
Podrás subir contactos de manera individual, o realizar una carga masiva a través de un archivo csv creado tal como mencionamos más arriba.
Subida de contactos 1 a 1
Debes ir a la pestaña Contactos y luego hacer clic en el botón «+ create».
Allí se desplegarán varias opciones de las que deberás elegir New Contact, ingresar el email que deseas cargar y hacer clic en Aceptar.
Se abrirá una pestaña con los campos disponibles para ingresar información de tu contacto, puedes agregar los datos adicionales que desees o continuar haciendo click en Aceptar.
Enseguida se abrirá una nueva ventana con las opciones de importar el contacto a un Nuevo grupo, Grupo existente o Ningún grupo, eliges la opción que desees y finalmente das click en Aceptar, de esta manera tu contacto quedará agregado en la plataforma.
Subida de archivo CSV
Para subir el archivo CSV, debes hacer clic en el botón «+ create» del módulo de Contactos y elegir la opción «Contact Import», desde allí podrás subir la base completa de contactos que has creado previamente.
Este archivo puede arrastrarse desde otra ventana, o cargarse desde el navegador de nuestro sistema, con la opción Examinar.
Si hemos cargado un archivo anteriormente podemos buscarlo en la opción «Ver archivos recientes».
Si la base de datos es extensa el sistema puede tomar unos minutos para la carga.
La notificación del trabajo completo aparecerá en la esquina inferior izquierda. Si hacemos clic en el mensaje, se desplegará una nueva ventana para la revisión del mapeo de la base. De otro modo el archivo quedará entre los cargados recientemente.
Mapeo de contactos
Luego de cargar una base de contactos a emBlue, el sistema ordenará la información suministrada. Los campos del archivo CSV serán reconocidos de forma automática (siempre y cuando el título de la columna este escrito de igual manera que el Campo Personalizado en la app).
A este proceso lo denominamos Mapeo. El resultado del mapeo se mostrará con la visualización de los primeros 5 contactos de la base, lo que permite verificar que cada campo haya sido identificado como es debido.
Para los campos comunes (como pueden ser nombre, apellido, mail, o edad), no deberíamos encontrar ningún problema. El sistema es capaz de reconocer los campos personalizados (tanto los de emBlue como los que el usuario crea), si el título de la columna de nuestro archivo csv es idéntico al campo personalizado creado en emBlue.
Sin embargo, en el caso de que el sistema no identifique el campo personalizado, tenemos la opción de reasignar la columna de datos a un campo preexistente o a uno nuevo utilizando el desplegable que los encabeza.
Una vez asignadas las columnas de Campos Personalizados a nuestra carga, daremos clic en «OK» para avanzar al siguiente paso.
Análisis de Resultado
Ya casi llegamos al final, nos queda revisar el Análisis de Resultado de los contactos que fueron cargados y depurados.
Este detalle ubicará los contactos que acabamos de subir en diferentes categorías de acuerdo a criterios preestablecidos.
En la columna izquierda encontrarás el análisis de los contactos que califican para ser cargados en emBlue:
| Categoría | Explicación |
| Nuevos | Los incorporamos por primera vez a emBlue |
| Actualizados | Contactos que ya tenemos en nuestra cuenta pero les modificamos alguna de sus propiedades o campos personalizados en nuestro archivo CSV. Por ejemplo, cambiamos su teléfono o dirección. |
| Nuevos corregidos | Los incorporamos por primera vez luego de que emBlue haya arreglado su dominio. Ejemplo: esteban@yahooo.com.ar se modifica por esteban@yahoo.com.ar o mijal@hotmial.com por mijal@hotmail.com. |
| Actualizados Corregidos | Ya están en nuestra base de datos pero se corrigieron algunas características |
| Reactivados | Volvimos a incorporar contactos eliminados. |
| Reactivados Corregidos | Volvieron a su estado previo a la eliminación, recuperando sus propiedades e historial de actividad. |
| No Modificados | Contactos que ya tenemos en emBlue y no cuentan con CAMPOS PERSONALIZADOS ni información nueva que necesite actualizar |
En la columna derecha, encontrarás el análisis de aquellos que no califican para ser incorporados a emBlue:
| Categoría | Explicación |
| Repetidos | Contactos que están duplicados en nuestra base de contactos. |
| Insuficientes | Agregamos contactos que no cuentan con dirección de email |
| Inválidos | Contactos cuyas direcciones de mail tienen una sintaxis incorrecta. Por ejemplo, master3@arnet.com.ar (hay un espacio en el nombre), vickycravino%@gmail.com |
| Basuras | Correos inexistentes, spamtraps o complainers (personas que pidieron no figurar en la base de contactos de ninguna empresa). O también correos pertenecientes a la Lista Negra de emBlue (contactos que han sido removidos manualmente por el equipo de emBlue y eliminados de todo posible envío futuro debido a reiterados reclamos y denuncias que han hecho en forma personal). |
Correcciones de dominio
Frente a posibles errores de tipeo que puede contener nuestra base respecto del dominio de nuestros contactos, emBlue corrige algunos de estos de manera automática. Los contactos sobre los que su dominio haya sido corregido aparecerán filtrados bajo el criterio Nuevos corregidos durante el Análisis de Resultado.
A continuación encuentras una tabla de aquellos errores de tipeo que emBlue corrige:
| Dominio incorrecto | Dominio corregido |
| yohoo.com | yahoo.com |
| yoahoo.com | yahoo.com |
| yhoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| yhaoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| yashoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| yashoo.com | yahoo.com |
| yajoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| yajoo.com | yahoo.com |
| yahooo.com | yahoo.com |
| yahoolcom.ar | yahoo.com.ar |
| yahoolcom | yahoo.com |
| yahoocom.ar | yahoo.com.ar |
| yahoocom | yahoo.com |
| yahoo.coop | yahoo.com |
| yahoo.con.ar | yahoo.com.ar |
| yahoo.con | yahoo.com |
| yahoo.co.ar | yahoo.com.ar |
| yaho.com | yahoo.com |
| yahho.com.ar | yahoo.com.ar |
| yahho.com | yahoo.com |
| yagoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| yagoo.com | yahoo.com |
| htomail.com | hotmail.com |
| htmail.com | hotmail.com |
| htmail.com | hotmail.com |
| hptmail.com | hotmail.com |
| hpotmail.com | hotmail.com |
| hoymail.com | hotmail.com |
| hoymail.com | hotmail.com |
| hotrmail.com | hotmail.com |
| hotnail.com | hotmail.com |
| hotmil.com | hotmail.com |
| hotmial.com.ar | hotmail.com.ar |
| hotmial.com | hotmail.com |
| hotmeil.com | hotmail.com |
| hotmei.com.com.ar | hotmail.com.ar |
| hotmei.com | hotmail.com |
| hotmaol.com | hotmail.com |
| hotmal.com | hotmail.com |
| hotmailo.com | hotmail.com |
| hotmaill.com.ar | hotmail.com.ar |
| hotmaill.com | hotmail.com |
| hotmailcom.ar | hotmail.com.ar |
| hotmailc.om | hotmail.com |
| hotmail.om | hotmail.com |
| hotmail.cpm | hotmail.com |
| hotmail.con | hotmail.com |
| hotmail.comr | hotmail.com |
| hotmail.comp | hotmail.com |
| hotmail.como | hotmail.com |
| hotmail.comm.ar | hotmail.com.ar |
| hotmail.comm | hotmail.com |
| hotmail.comi | hotmail.com |
| hotmail.coma | hotmail.com |
| hotmail.com.com.ar | hotmail.com.ar |
| hotmail.com.com | hotmail.com |
| hotmail.com.at | hotmail.com.ar |
| hotmail.col | hotmail.com |
| hotmail.co.ar | hotmail.com.ar |
| hotmail.co | hotmail.com |
| hotmail.co | hotmail.com |
| hotmail.cm | hotmail.com |
| hotmail | hotmail.com |
| hotmai.com.ar | hotmail.com.ar |
| hotmai.com | hotmail.com |
| hotmaail.com | hotmail.com |
| hotamil.com | hotmail.com |
| hotamail.com | hotmail.com |
| hotamail.com | hotmail.com |
| hotail.com | hotmail.com |
| hotail.com | hotmail.com |
| hot mail.com | hotmail.com |
| hormail.com.ar | hotmail.com.ar |
| hormail.com | hotmail.com |
| hormail.com | hotmail.com |
| hoptmail.com | hotmail.com |
| homtail.com | hotmail.com |
| homail.com | hotmail.com |
| hoitmail.com | hotmail.com |
| ho9tmail.com | hotmail.com |
| hayoo.com.ar | yahoo.com.ar |
| gymail.com | gmail.com |
Finalización de la carga de contactos
Una vez finalizado y confirmado el Análisis de Resultados, solo nos quedará seleccionar o crear el grupo al cual queremos asignar los contactos, teniendo también como opción no asignarlos a ningún grupo.
Por último daremos click en «Enviar» y ya tendremos nuestros contactos cargados en emBlue.
Formatos Especiales
Cuando crees tu BBDD deberás tener en cuenta ingresar correctamente los datos de algunos campos que requieren de formatos especiales:
Paises
El sistema identifica los países de acuerdo a las normas ISO. Esto quiere decir que en nuestra base de datos debemos agregar los países utilizando alguno de los tres siguientes formatos:
- ISO 3166 (2 digits-alpha)
- ISO 3166 (3 digits-alpha)
- ISO 3166 (3 digits-num)
Puedes consultar aquí para ver el listado de países según las normas ISO.
Si los datos han sido ingresados correctamente obtendrás un resultado similar al siguiente:
Si en la instancia de mapeo seleccionamos una norma ISO diferente a la que ingresamos en nuestra base, el sistema tachará los registros:
Sexo
El sistema identifica el campo sexo con cuatro formas:
- M-F
- Masculino-Femenino
- H-M
- Hombre-Mujer
Si utilizamos cualquier otra dicotomía el sistema no podrá reconocer el campo. Debemos elegir una de estas cuatro opciones en nuestra base y respetarla para todos los contactos y para cargas posteriores.
Por ejemplo, si empleamos M para masculino (M-F) y luego lo hacemos para mujer (H-M) crearemos un conflicto.
Si los datos son enviados correctamente obtendrás un resultado similar a este:
Si elegimos cualquier otra opción contraria a como lo ingresamos en nuestra base, los registros se visualizarán tachados:
Cumpleaños
Hay cuatro formas distintas de ingresarlo en nuestra base:
- dd/mm/yyyy (día/mes/año)
- yyyy/mm/dd (año/mes/día)
- dd-mm-yyyy (día-mes-año)
- yyyy-mm-dd (año-mes-día)
El sistema solo asociará el campo bajo estas alternativas. Al elegir una de estas cuatro opciones en nuestra base, debemos respetarla para todos los contactos y para cargas posteriores.
De esta forma se visualizará en la plataforma:
Así como en los casos anteriores, si elegimos cualquier otra opción contraria a como lo ingresamos en nuestra base, los registros se visualizarán tachados:
Errores comunes en la carga de tu base de contactos
Error en el formato de tu archivo CSV
Es posible que surjan errores si los archivos que subes a emBlue no están en el formato correcto, y esto puede suceder por distintos motivos:
- Todos los archivos que subas deben estar en formato CSV, por lo que esto es lo primero que debes revisar. Si esto está bien, chequea que esté separado por comas y que cada columna tenga su título.
- Asegurate de nombrar cada columna de forma correcta. La columna de nuestros correos debe llamarse “email”; la de los nombres de los contactos, “nombre”; y la de los apellidos de los contactos, “apellido”.
- Comprueba el formato de los campos y cerciórate de no cargar texto en un campo configurado como numérico o de fecha y viceversa. Ten en cuenta también que los campos numéricos no pueden contener valores con decimales. Para eso, debes usar un campo de texto.
- Si en tu base de datos cuentas con el dato País, ten en cuenta que solo podrás cargar esta información poniendo el código ISO en esa columna.
El archivo está demorando mucho en cargar
Si tienes una base de contactos de gran volumen, es normal que la carga dure unos segundos más. Puede que el archivo CSV sea demasiado grande para una sola subida. El tamaño máximo admitido es de 50 MB, por lo que, si lo superas, tendrás que dividir tu base y en hacer la carga en etapas.
El botón de confirmar no está habilitado
Si encuentras que durante la finalización del mapeo de contactos no aparece el botón de Confirmar, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Chequea que no haya columnas vacías en la base. Si las hay, debes eliminarlas.
- Revisa si tu base tiene campos personalizados que no has creado en emBlue antes de hacer la carga. Si es así, debes crearlos.